浅谈商务会议策划的流程以及注意细节

作者：庆典演出活动会议公司 09-11来源：www.cehuajn.com

一般大型的会议、会展，都会考虑请妆业的策划公司，因为会议、会展等策划是一项非常复杂的事情，当活动策划公司在接到任务后，首先就是进行会议策划，今天小编带大家了解进行会展策划的具体流程以及策划注意细节。

一、商务会议策划的流程

1、联系

客户有意向在会后与我们联系，我们会要求对方提供尽可能详细的一些计划，以便于策划和策划方案。

2、商务会议策划

根据客户会议的基本要求，策划会议的基本方案：地点选择、酒店选择、日程安排、会议项目、餐饮安排、接送机安排等。每个细节都必须考虑到顾客的容忍和满意。

3、方案提供

与客户沟通基本策划思路，并形成方案，使客户在其所在单位进行记录和审批;

4、前期考察

在前期进行一些基本沟通后，客户通常会选择进行规划方案的现场调查，并提供所有的协助;

5、合约

检查满意后，签订合同，所有接待内容均写入，详细内容非常重要;虽然前面略显笨重，但很多相关问题都得到了很好的解决。

6、预付款

签订合同需要一定数额的预付款，这样整个会议过程就会顺利进行，因为酒店预订需要预付款，汽车预订也需要预付款;如果没有预付款，我们的订单随时可能被取消;这是一个不可弥补的麻烦，特别是当会议次数为大的。

7、预订

这是我们必须认真做的事情之一，合同是与接待单位有关的预订，预付款必须到位。

8、接待

接待是整个会议的核心部分，包括接线机、会议安排、会议室安排、汽车安排、活动组织等。它应该严格按照合同来运作，当然，一些突发事件或者标准的增减也可以随时调整。

9、业务会议汇总和结算

在业务会议结束时，双方认真总结会议情况，并核对各类文件，并严格按合同履行会计。

二、商务会议策划注意细节

1、在会议开始之前，全局性的总体策划还得由主办方来做，做出会议进程时间进度表。

2、如果会议形式比较郑重，除了电话联系外，需要以书面文件或者通知单、邀请函的形式与各单位联系，并取得明确答复。

3、会议开始时参与报到工作，作好协调工作，分发资料，同时可以认识新朋友，加深与老朋友的关系。如果与会代表是要交会务费的，主办方还得负责收取会务费。

4、取得会议承办方开出的可提供的服务项目表，针对所需的服务与会议承办方签署相关协议、合同，以法律手段保护自己的合法权益。

5、主办方必须自己制定出会议日程表和会议演讲稿及相关报告内容，如果会议内容并不涉及内部机密，也可将情况告知会议承办方，请他们协助制定。

6、在会议承办方帮助联系酒店、机场、餐厅、广告公司、印刷厂商、车队等单位的同时，根据时间进度表进行及时的询问，落实计划的进度。