在深圳,每年大大小小的会议策划活动近十万余场,但让人留下印象的会议却凤毛麟角。
平常大家所参加的各种形形色色会议,无非就是邀约、签到、听课、交流,不过很遗憾的告诉你,你这是参加了假会议。
那么,什么才是专业的会议策划呢?
首先:一场专业的会议策划必须满足的条件
会议名称、会议目的、会议议题、会议组织方式、会议规模、会议召开时间地点、会议报到时间地点、会议日程安排、会议组织领导、会议出席人员及准备要求、会议组织者的联系方式、会议说明事项等。
其次:会议策划方案的差异化,也就是必须要有新颖创意和亮点
会议策划不是简单的PPT的堆砌,而必须是根据会议的目的借助一定的科学方法和艺术,为决策、计划而构思、会议策划设计、制作策划方案以达到最终的会议效果,好的会议策划,一定是对具体的执行方案有深入的思考,具有可行性;一定是在某些方面有突破,有新意、有创意才行。
1、具体分析各种情况做出最完美的会议策划。
2、根据会议的级别,选择会议举办地。
3、根据会议对周边环境的要求,确定具体举办地点。
4、根据会议的具体情况,确定是否将会议划分为几个分会场,选择分会场的地点,并提前预约。
最后:必须明确会议的类型,一般会议类型常见的几种形式
1、研讨会议
研讨型会议通常专业性较强,参与的人数不是很多,除非是行业标准讨论,一般不会超过100人。这类研讨会的关键点是会场及地点选择。
会场(除一般性的主会场外),通常需要一些小型会所以便分组讨论。主会场的布置除保留主持人外,其他座位应当体现平等精神,发言用的麦克风应该每个座位都有除非人数小于15人。
关于地点,通常选择相对封闭、安静、利于保密的地点,最好能在郊区环境优美会所应当满足夜间娱乐休闲、团队精神训练、场景变换、交通相对方便等要求。
2、培训会议
培训会议也是专业型会议,通常是企业内部或者教育部门举办。除带有研讨性质外,更多的是技能交流及知识传授,所以培训会议对场地的要求相对较高除了一般的封闭式会场外,应该还有各类拓展训练设施或者场地,可能的话还应该有高品质的休闲放松场地。培训会议的关键点:场地、培训设施及培训师。
3、社团会议
社团会议通常为纯会议,往往需要发布一些宣言或者决议之类的书面信息。所以社团会议经常配合新闻发布会举行。举行此类会议,表决设施、现场会员排序及会场控制是关键。作预算的时候应当考虑新闻传媒成本包括记者的邀请、交通、住宿及餐饮安排等。
4、公益性/技术性论坛
此类会议多为公开性会议,系列分会将是此类会议的特点,所以会议场所的选择非常重要,基本要求是可以分割或者主会场附带小会场,对会议设施要求也比较高同声传译、传媒记者招待、多媒体、视频直播以及讨论场地等均有可能要求提供。此外,如果会议主办地的会场不能满足几种分割要求,那么会务交通就成为需要重点考虑的内容。
5、订货交流会议
此类会议实际上兼有展览性质,因此会场的要求相对特别。理想的场地应该是专门的展览馆或者会展中心,带有商务会所或者类似场地则再完美不过。如果是小型订货交流会,可以设立在大型商务型酒店。组织或者代理此类会议的关键点是:场地选择、会场控制、展览布置。