会议活动策划的前期准备都包括些什么？

会议活动策划要关注哪些地方，怎么样才能做好做活会议、活动策划，并且具有较强的可操作性，这是办会当中不少人都会遇到的问题。

不打无准备之仗，这话很多人都知道，但这个准备到底包括哪些要素，却很少有人能回答上来，其实会议活动策划也一样，最重要的就是要做好各项前期计划，这样才能够保证整个会议、活动流程顺利进行，打一个漂亮的有准备之仗。

那么，到底会议活动策划的前期准备都包括些什么呢，下面为您详细解读：

一、计划和策略

不管你想策划什么类型的活动，你需要一个具体的策略。你的活动目标是什么？是要给顾客介绍新产品或新服务，还是展示你的分析结果或预测？

没错，首先要做的就是明确目标。不管怎么样，你需要把你的计划在白板上画出来，并且想着你的目标受众，你想向他们传达什么样的信息，你希望怎样来衡量结果。记住，只有当你有了活动策略你才能理清这些东西。

二、做好预算

当你把你的目标确定了以后，你就要需要考虑花多少钱才能达到这些目标，可以选择将所有开支项都列在一个检查清单里，内容包括标牌、邀请、网站图片处理、食物、饮料、音乐等各方面要素。

如果怕遗漏，你也可以试着回想一下你参加过的活动，并把所有你能想到的项目都加进来，有哪些你是必须要用到的，又有哪些可以摒弃的，做一个清单并计算好总的支出。

三、时间和地点

你的活动参加者主要是执行人员还是管理人员，活动类型是什么，这次活动会成为品牌战略的一部分吗？

这些问题的答案足够可以让你知道这次活动的时间和地点了。举例来说，如果活动的参与者是繁忙的执行人员，那么你应该为他们安排早餐；如果活动类型是一个交流会，那么最好安排在晚上并且可以供应鸡尾酒，而如果活动类型是演讲或者展示活动，那么放在酒吧中久会有不妥，最好安排在酒店或者会议中心。

四、客户邀请

活动的邀请是整个活动策划中重要的一环。当然，发送邀请的时间也是有讲究的，不能太早也不能太晚，提前三周是一个不错的时间点。但是，如果你是想要邀请一些事务繁忙的执行人员，就最好再早个几天发出邀请。同时，你需要分不同时间段来发送邀请函，因为不同类型的参会者有不同的时间安排，所以要根据实际情况来适时发送邀请。

五、实地考察

在活动开始前去查看场地，这是最基本的会前工作。在现场，你可以边看边想象一下参会者会对你的活动有什么感受，现场应该放些什么标牌来防止误会，工作人员应该安排在哪些地方。

换句话说，那个当下，你可以把自己当做是会议邀请的嘉宾和参会者，你要充分了解嘉宾们进入会场时会看到什么，感受到什么，想要知道这些最好的办法莫过于亲自去走一趟了。

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