活动策划执行主要分几个部分来完成
作者：庆典演出活动会议公司 10-25来源：www.cehuajn.com活动策划执行可以分为，前期活动准备、活动现场管理以及后期工作等这三个部分来完成，根据不同行业、不同类型的活动，所需要做的准备工作以及执行工作都不尽相同，大家要根据自身的实际情况进行选择。
一、前期活动准备（1）活动策划方案
根据上一篇执行流程文章的介绍我们知道，活动策划方案里面需要包括策划方案、宣传方案、执行方案、预算方案等内容。方案在我们前期宣传工作中，属于核心灵魂，没有它，一切都很容易乱套，而且在部分活动需求中，需要拿方案去进行商业合作洽谈的。
（2）文稿准备
在活动举办前，我们需要把所有的文稿都举办好，主要是三种稿件：请示函、邀请函、新闻稿。请示函是用作活动的汇报和协助申请的，例如有时候需要用到上级单位对场地或设备等相关支持，就需要请示。邀请函顾名思义就是要用作邀请了，活动举办前都要对领导、嘉宾、合作单位等相关人员进行莅临现场的正式邀请。而新闻稿又分为预热稿和报道稿，活动前期我们都要进行活动的预热宣传，让更多人知道活动的举办，让更多人参加活动，而后续的报道更是对活动影响力的重要升温。
（3）宣传设计
活动的举办都离不开设计，围绕活动主题的主画面及各种宣传页面设计、印刷品等设计都要提前设计好，而设计文档还需要根据线上线下的使用进行使用分辨率的输出，以便前期宣传和物料的印制。
（4）活动场地的确认
前期的宣传必定是要把活动地点和时间给发布出来的，因此前期就需要提前把场地落实了，而一些大型的活动，是需要提前找公安机关进行报备，具体相关要求和资料的准备，大家自行在网上查询，我这里就不一一列举说明了。
根据《群众性文化体育活动治安管理办法》第六条规定，群众性文化体育活动的参加人数在二百人以上三千人以下的，由县级公安机关许可；人数在三千人以上的，由地（市）级公安机关许可；跨地区的群众性文化体育活动，由共同的上一级公安机关许可。作出许可的公安机关应当向上一级公安机关备案。
（5）PPT准备
PPT已成了活动最重要的宣传载体了，许多活动的举行都离不开PPT，例如：论坛、讲座、峰会等活动都必须会用上。不仅要以统一的VI视觉准备好主办方的PPT，有嘉宾需要上台演讲的，也需要提早收集，一定要提前收，我碰到很多次现场出乱子的，而且有很多嘉宾的PPT不一定适配现场的屏幕，会影响呈现效果。
（6）嘉宾邀请
用邀请函的方式提前对参会领导嘉宾进行正式邀请，是最起码的尊重，如果连这部都忘了做的话，除非他们没有你不行，不然愿意来现场的人真的不多，上了层次的人受邀参会都很频繁。最后需要确定到场的嘉宾名单，以便安排接待。
（7）媒体邀请
媒体邀请主要通过两种稿件，一种是媒体邀请函，另一种是新闻稿，网媒、纸媒、电视台等要邀请哪种媒体就看活动的宣传需求和预算了，每个地方的价格都不一样，有关系和没关系的价格也不一样。最后需要确定到场的媒体名单，以便安排媒体宣传确认。
（8）发言稿
领导和嘉宾的发言稿要提前准备好，没有多少领导嘉宾愿意自己花时间想到现场要讲什么的，无论他们用不用你的稿，都要提前准备好，而且要提前发他们审核。虽然我对这些代稿的行为很坑，特别是在那种大型或者是有高度的活动，写这些稿的一般都是公司的小文案，当知道了这种套路之后，经常参会都不想听前面部分了。然而，这也是业内的规则。
（9）主持稿
主持稿主要是活动的整体流程和关键人名字信息为主，修饰美句倒不是最重要的，但是都要提前写好，毕竟你不知道你请来的主持人能力到哪里，高级的只要流程和关键信息。
（10）摄影摄像沟通
根据活动的类型、预算、场地，选择不同的摄影摄像搭配。例如像论坛会议这些，摄像需要安排一个定机位录制整个活动舞台，有条件的还要安排摇臂拍摄，像现在这个短视频媒体火爆的时代，还需要专门的人员拍摄竖版的。而游机位的摄影摄像安排，可以用作现场特写的拍摄，效果很好。这些都是需要提前安排和沟通需求的。
（11）用电需求
如果要用到像LED屏、射灯、音响这些，要提前跟场地方沟通好大功率电的使用和工程师对接。
二、活动现场管理（1）参会人员引导
安排好志愿者或者专门的工作人员做好参会人员的签到及坐席引导工作，避免现场出现混乱，不怕人多，就怕乱。
（2）停车位引导
停车位的引导和安排要做好，也需要跟场地保卫处人员协调好车辆的停放规划，有些大活动是需要把大中小车分开停放的。
（3）贵宾室引导
领导嘉宾提前到场后，需要引导到贵宾室休息接待，而这个时间也正是管理层进行商务洽谈的机会。
（4）设备传递
像话筒、翻页笔这些经常会出问题的设备，在现场要有专门的人员手上拿着备用的，出现问题的时候立马更换。
（5）媒体安排
像电视台这种媒体基本上都是要在会前会后对关键人员进行采访的，媒体组的同事要负责好记者们的接待和采访需求安排配合。
（6）接待车辆安排
接待车辆要根据实际领导嘉宾的需求安排好，有的领导嘉宾来前面一下就走了，车辆不能等到快结束才来等候。
（7）布场安排
布场主力在供应商的协助，能提前多久布场就提前多久布场，一般都是提前一天完成，如果当天就布场完的话时间太紧，有时候现场不好处理突发状况。
（8）撤场安排
活动结束好与供应商一起做好撤场，清单好物料设备，借的要还，有用的带走，保证好基本的卫生。
三、后期工作（1）媒体反馈
跟踪好媒体的新闻发布情况，做好发布链接整理、剪报整理，如果可以的话，联系媒体协助统计阅读量也是极好的。
（2）摄影摄像素材整理
要找摄影摄像人员拷贝好拍摄的资料，不要想着让他们网络发送过来，文件太大了，这些素材很重要，以后宣传都靠它们了。
（3）财务结算
活动后做好决算表，清点好所有的支出，以便找财务报销。有甲方的话要找甲方催收尾款，别的乙方合作的就老老实实给他们结算尾款。
（4）工作总结汇报
活动后要对此次活动进行总结和复盘，发现问题点，下次优化改变，输出总结报告，对相关领导汇报工作。
