礼仪活动需要注意的细节把控
作者：庆典演出活动会议公司 01-25来源：www.cehuajn.com
礼仪活动需要注意的细节把控
礼仪是视美文化传媒自尊、尊人之本，更是视美文化传媒立足、立业之源。以下为您提供的关于礼仪活动策划注意细节的文章内容，仅供参考。
一、工作计划的制定
在日常的接待工作中，如能提前制订好计划，可令视美文化传媒的日常工作更有目标和方向感，减少工作的随意性，同时避免因工作繁忙造成的遗忘耽误了重要的事。特别是在视美文化传媒对外交往的过程中，国际型大公司、国外政府部门，特别注重计划与提前预约，有的单位提前半年或一年，至少两、三个月，就将未来的工作计划和预算制定出来，如要改变他们的计划，是非常困难的，因为每一个时间段和每一个环节以及预算都扣得很紧。因此，如能够提前计划安排、提前与对方联系，不仅能保证视美文化传媒工作的顺利完成，同时也体现了主办方的良好素质，体现了你对对方的时间的尊重。
二、如何制定工作计划
(1)在每次礼仪活动前的第二个星期，将已知的活动即将进行的工作任务列在一张表上，然后将它们分类为紧急、较紧急、一般和缓办四类;
(2)将任务按紧急、较紧急、一般和缓办的顺序依次排在活动的计划上，并在任务下放注明必须完成的最后期限。
(3)每次礼仪活动的最后几天，再根据情况变化作适当的调整，使计划更加周密。
(4)可以更加提前安排的工作，应尽早在计划中体现出来。
(5)每次礼仪活动制定计划时，总结本礼仪活动策划执行过程中出现的问题和新情况，以便作适当的调整。
(6)准备一个有年、月、日的计划本，在上面将每次的工作安排、同别人约见的具体时间写上，临时增加的也写在上面，方便日后查询和写总结，也能保证预约的事情不被遗忘。
(7)如有特殊和紧急情况，应对计划作出及时的调整。
三、办公文件管理的重要性
在日常的工作中，特别是政府工作人员的日常工作中，有许多的文件需要整理、分类和归档，如这项工作及时地完成，会给视美文化传媒的工作带来很多的便利，提高视美文化传媒的工作效率，起到事半功倍的作用。否则，视美文化传媒会花费很多的精力用于文件的翻找。不需要时天天见，需要时找不见。同时，对文件的管理是否得当也是体现视美文化传媒工作能力的重要方面，因此应该引起视美文化传媒足够的重视。
四、办公文件的管理方法
(1)每天在下班前的固定时间(如下午5点)对桌面的文件进行清理，将文件进行分类，如分为内部文件与外部文件，内部文件又可以分为：本部门文件和其他部门文件，外部文件可分为：上级文件、政府相关部门文件、企业文件等。
(2)文件也可根据时间段来分类：如年文件、年文件等，或是根据文件相关的内容来分类，分类的方法多种多样，以归类和查找起来最方便为原则。
(3)定期清理销毁档案中已过时效且无须保存的一般性文件，以减少档案管理的负担。
(4)对文件进行编号，并将编号及文件名称、内容做成一览表，输入电脑，以方便查询。
(5)将刚刚收到和需要发出的文件放在两个不同的文件栏里，并在文件栏上贴出“收入”和“发出”的标识，方便文件的管理。
第四章 组织会议的礼仪
一、会议最能体现一个单位的团体意识、整体素质及个人修养。
(设定会议，分组讨论)
会议的组织是一个相对繁琐的工作，特别是大型会议的组织，更加不易。事无巨细，一件小事做得不好，也可能引起参会者的不满和各种连锁反应，因此，需要会议组织者在会前作好充分的准备，开虑周全，使会议得以顺利、圆满地进行。
二、会议组织的程序：
(1)明确组织会议的目的
(2)确定参加会议的人员
(3)商定会议举行的时间
(4)制定召开会议的预算
(5)选择会议的地点;
(6)列出会议的详细议程;
(7)会务人员的详细分工;
(8)分头进行各项准备
(9)开碰头会，解决疑难问题及分工协作、应急处理;
()会议完毕后的回顾与检讨。
三、大型会议的分工
(1)会议总负责人：解决出现的重大问题，了解会议的进展，对会议进行总负责。
(2)秘书、宣传组：负责制定会议议程(包括发言人、会议主持人、会议议程、时间安排等);领导讲稿的准备;编制会议手册、准备会议材料和宣传标语;制作会议台签、桌签、横幅、布置会议室、座位安排、会场布置、话筒、音响的测试、照片的拍摄、茶水、饮料、签到表、会议反馈表等;负责对媒体的新闻发布、宣传、会标设计、广告制作等
(3)会务组：发送会议通知及回执统计：确认参会人员有没有接到通知，参不参加会议。对那些兼任多个职务的特殊人员，一定要核实到人，是不是本人参加，以便正确摆放席卡。在会议召开前一两天，再次确认，以便安排食宿及接送。迎送(包括接站、送站、欢迎牌等，应备有一份参会人员航班/车次信息表);发送详细的会议安排：在参会人员签到后，应发送有详细时间、会议地点、乘车地点，2位紧急联络电话和联络人的会议安排，让对方有所准备;安排食宿(房间的预订、具体入住房间安排、确定菜单细目和规格等);安排车辆(车辆的调配和备用车辆，具体车辆接送人员名单、接送时间等);安排参观、出席文艺演出等活动。翻译的安排：在有重要外宾参加的会议中，如对方没有翻译随从，主办方应安排翻译陪同人员。
(4)安全保卫组：在有高层领导人或重要外宾参加的会议活动中，应重视安全保卫工作和卫生工作。保证会场秩序和车辆的有序停放;制定出突发情况应急预案，并加以彩排。以上所有小组选出组长一名，并将每项工作分工具体落实到人，责任落实到人，保证会议的顺利召开。
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